全校各单位：

根据工作安排，现就做好2023年度全校文件材料归档工作有关事项通知如下：

一、关于归档时间

2023年度各归档单位形成的应上半年归档的文件材料、声像实物等，收集整理工作从3月18日开始，截止5月26日前整理完毕并移交档案馆，档案馆于6月10日前形成归档文件目录，完成检索工具，档案装盒入库。学籍等按学年度形成的归档材料及科研项目、基建竣工项目等归档材料于下学期开学初进行，12月10日前全部完成归档并入库。

二、关于归档范围

各单位根据《扬州大学文件材料归档范围与保管期限规定》（2023年修订，见附件）要求的范围进行齐全归档。主要内容如下：

1.2023年1月1日至12月31日，本单位在履行职能及其他各项工作、活动中形成（或积累）的具有保存价值的各种载体文件材料，包括文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的材料。

2．强化重要事件材料收集归档。各单位须加强重要会议、重要活动、重要人物、重点项目、重要工程的事件过程材料的归档，特别是重要讲话、照片（照片档案须标明时间、地点、人物、事件等）、实物、会议记录、大事记等载体材料的收集归档，确保应收尽收，应归尽归。对往年重要事件遗漏材料各单位须收集补全归档。

三、关于归档单位

依据扬大委〔2022〕51号关于印发《扬州大学内设机构改革方案》的通知精神，每个独立的机构为1个归档单位；合署机构合为1个归档单位；挂靠机构依附挂靠单位合为1个归档单位；校直属实体科研机构各为1个归档单位；挂靠学院的实体科研机构与挂靠学院合为1个归档单位，其管理性材料由挂靠学院归档，纵向科研课题材料按学校科研管理规定及流程归档。

四、关于归档要求

1、加强领导，重视归档工作。各归档单位要加强对档案工作的组织领导，动员相关科室和人员积极配合兼职档案员做好各类载体文件材料的收集工作，保证兼职档案员有足够的归档时间，确保按时保质完成年度归档任务，全面记录单位奋斗历程。

2、严格规范要求，确保归档材料真实、齐全、完整、规范。各归档单位要严格按照《扬州大学<归档文件整理规则>实施细则》的要求进行文件整理、著录，确保档案真实、齐全、完整、规范；坚持纸质档案和电子档案双套归档制度，确保双套归档制度执行到位。

3、加强电子档案归档，OA电子文件归档按规范要求归档。今年是档案馆加强电子文件归档启动年，学校各项活动中形成有保存价值的原生电子文件需要及时进行在线或脱机归档。电子文件应符合来源可靠、程序规范、要素合规的要求，电子文件为双层pdf格式。严禁将需归档的文件打印后再扫描上传现象。

4、坚持“三查”机制，确保档案进馆质量。档案馆工作人员要树立“质量第一”理念，精准把握年度归档工作新要求；要及时、主动联系归档单位，认真指导、督促和检查归档各环节的业务工作，协同做好年度归档工作（归档工作业务指导分工联系表见附件）；要严格履行交接手续，认真编制检索工具；要坚持“三查”（个人自查、科内互查、馆里抽查）制度，全面降低归档各环节出错率，确保档案进馆质量。全校专、兼职档案工作人员要通力合作，切实做好各门类、各载体文件材料归档工作，共同担好存史留凭的职责。

附件：

1.归档工作业务指导分工联系表

2.《扬州大学文件材料归档范围与保管期限规定》（2023年修订）

                                                             档案馆（校史馆）

                                                              2024年3月15日