全校各单位：

 根据工作安排，现就做好2022年度文件材料归档工作有关事项通知如下：

 一、关于归档时间

 2022年度各归档单位形成的应上半年归档的文件材料、声像实物等，收集整理工作从3月13日开始， 截止5月26日前整理完毕并移交档案馆，档案馆于6月15日前形成归档文件目录，完成检索工具，档案装盒入库。学籍等按学年度形成的归档材料及科研项目、基建竣工项目等归档材料于下学期开学初进行，12月10日前全部完成归档并入库。

 二、关于归档范围

 执行新修订的《扬州大学文件材料归档范围与保管期限规定》，收集齐全本单位在履行职能工作中形成的有保存和利用价值的各种载体材料。各单位特别要重视“帐外文件”材料（包括重要会议、重要讲话、重要活动、重要人物、重点项目、大事记、会议记录以及新冠肺炎疫情防控等材料）归档，尤其要加强照片、实物等载体材料的收集归档，确保应归尽归，应收尽收。

 三、关于归档单位

 依据扬大委[2022]51号关于印发《扬州大学内设机构改革方案》的通知精神，每个独立的机构为1个归档单位；合署机构合为1个归档单位；挂靠机构依附挂靠单位合为1个归档单位；校直属实体科研机构各为1个归档单位；挂靠学院的实体科研机构与挂靠学院合为1个归档单位，其管理性材料由挂靠学院归档，纵向科研课题材料按学校科研管理规定及流程归档。

 四、关于归档要求

 1、加强领导，重视归档工作。各归档单位要加强对档案工作的组织领导，动员相关科室和人员积极配合兼职档案员做好文件材料的收集工作，保证兼职档案员有足够的归档时间，确保按时保质完成年度归档任务。

 2、严格规范要求，确保归档材料真实、齐全、完整、规范。各归档单位要严格按照《扬州大学<归档文件整理规则>实施细则》的要求进行文件整理、著录，确保档案真实、齐全、完整、规范；坚持纸质档案和电子档案双套归档制度，确保双套归档制度执行到位。

 3、坚持“三查”机制，确保档案进馆质量。档案馆工作人员要树立“质量第一”理念，精准把握年度归档工作新要求；要及时、主动联系归档单位，认真指导、督促和检查归档各环节的业务工作，协同做好年度归档工作（归档工作业务指导分工联系表见附件）；要严格履行交接手续，认真编制检索工具；要坚持“三查”（个人自查、科内互查、馆里抽查）制度，全面降低归档各环节出错率，确保档案进馆质量。

 全校专、兼职档案工作人员要通力合作，切实做好各门类、各载体文件材料归档工作，共同担好存史留凭的职责。

 附件：2023年归档工作业务指导分工联系表.docx

                                 校档案馆（校史馆）

                                                2023年3月13日