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关于做好2015年度文件材料归档工作的通知
发布日期:2016-03-15浏览次数:字号:[ ]

 

各学院、校机关各部门、各直属单位:

  2015年度文件材料归档工作即将开始。鉴于学校新的办公系统已经正式运行,各部门、各单位办公自动化程度越来越高,由此产生的电子文件比重随之加大,根据国家档案局关于电子文件归档工作的要求,纸质档案和电子档案必须实行双套制归档。现就今年归档工作提出如下具体要求:

  一、各学院、各部门要重视档案工作。近年来,中央和地方各级政府和企事业单位对档案工作越来越重视,档案和档案工作成为检验各单位管理科学化水平的重要依据之一。请各学院、各部门依法依规加强档案管理工作,要将归档工作列入本院、本部门月度工作计划,要加强与相关部门和人员的沟通,要动员本部门人员配合兼职档案员的工作,确保文件材料收集齐全、完整,确保兼职档案员有足够的时间整理归档文件材料。

  二、各学院、各部门要认真按照《扬州大学文件材料归档范围与保管期限规定》(20162月修订版,详见档案馆网站“业务指导”栏目),收集齐全本部门应归档文件材料(包括重要活动照片、录音、录像等声像材料及奖状、奖牌、奖杯、证书等实物档案的收集),尤其要切实做好各类电子文件的收集、整理、归档工作,确保归档文件材料的系统、完整。

  三、所有归档纸质文件的电子版原则上均以PDF格式存入档案管理系统。其中,各类发文如果是Word文档,在上传至档案管理系统后需进行格式转换;各级来文需首先进行扫描以PDF格式保存然后上传至档案管理系统。要求纸质文件和电子文件一一对应。

  四、各部门应归档的照片、光盘、录音、录像等声像类材料及奖状、奖牌、奖杯、证书、礼品等实物类材料,确保归档实体合乎规范要求,由部门收集整理并著录后移交至档案馆。其中,照片(冲洗成6吋)需同时将电子底片上传至档案管理系统,照片、底片一一对应;奖状、奖牌、奖杯、证书、礼品等实物材料均须拍摄电子照片,同时上传到档案管理系统,做到实物与电子照片一一对应。

  五、档案馆工作人员要严格按照各门类档案工作规范的要求,精心做好归档各环节的业务指导、督促和检查工作,发现问题、遇到困难及时研究,主动沟通协商解决。要认真履行交接手续,编制好检索工具,确保入馆档案齐全和规范。

  六、归档工作从315日开始,531日前完成全校各门类、各载体材料的归档工作。请各学院、各部门通力合作,高质量地按时完成归档工作,以迎接6月中旬上级业务主管部门进行的年度归档工作检查。

  档案馆工作人员业务指导分工及联系电话详见档案馆网页“业务指导” 栏。

                                                                           档案馆

                                                                       二0一六年三月十五日




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